Wprowadzenie
Wybrany przeze mnie tytuł artykułu oddaje dokładnie to, co słyszę od dłuższego czasu od wielu osób związanych z rynkiem IT w Polsce. Problem z pracą zdalną mają zarówno managerowie (CEO, PM, BM itd.) wielu polskich software house’ów, jak i sami programiści, którzy czasem „zmuszeni” przez różne czynniki zewnętrzne do pracy zdalnej nie wiedzą, jak zorganizować sobie przestrzeń do pracy w domu. Efektem tego są wszelkiego rodzaju nieporozumienia w projektach, problemy z komunikacją w zespołach, z organizacją pracy itd. Ostatecznie wpływa to negatywnie na cały rynek pracy zdalnej w Polsce, bowiem firmy po złych doświadczeniach z pracą zdalną stają się niechętne do zatrudniania nowych pracowników zdalnych. A to nie tylko problem programistów, ale również firm, które tym samym często tracą naprawdę świetnych pracowników, którzy z przyczyn od nich niezależnych, jak choćby związanych z miejscem zamieszkania, nie są w stanie podjąć pracy w innym mieście.
Powstaje zatem pytanie, co możemy z tym zrobić. W Internecie trudno jest znaleźć jakiekolwiek poradniki na temat organizacji pracy w domu, które poruszałyby ten problem głębiej niż poprzez przytaczanie banalnych stwierdzeń typu „zachowaj porządek na biurku”. Poza tym trochę inaczej będzie wyglądała praca w domu wykonywana przez księgowego, a inaczej przez programistę. Dlatego właśnie powstał ten blog i ten artykuł, który – mam nadzieję – chociaż w niewielkim stopniu korzystnie wpłynie na Twój sposób pracy w domu i tym samym na postrzeganie całego rynku pracy zdalnej w IT w Polsce.
Ten artykuł jest skierowany przede wszystkim do etatowych pracowników, którzy pracują zdalnie w domu lub zamierzają wkrótce zacząć pracę w systemie home office. Jednakże mam nadzieję, że także freelancerzy znajdą tutaj kilka ciekawych porad, które zmienią ich dotychczasowy model pracy. Ważne jest również, abyśmy w naszej pracy mogli – przynajmniej częściowo – samodzielnie planować swoje godziny pracy. Chodzi o to, że pracując z domu, będzie nam bardzo trudno dostosować się do standardowego modelu pracy – od 9 do 17 – jaki obowiązuje w większości firm.
Skończ z 8-godzinnym trybem pracy
No właśnie, dlaczego praca w domu w godzinach od 9 do 17 (7–15, 8–16) może czasami okazać się zupełnie niemożliwa? Takich czynników jest co najmniej kilka, a wśród nich możemy wymienić:
- największą aktywność innych, niepracujących domowników w tych godzinach,
- obecność dzieci, które zaczynają później lub kończą wcześniej szkołę/przedszkole/żłobek,
- podobnie jak w przypadku pracy w biurze często w tych godzinach istnieje jedyna możliwość załatwienia różnych spraw na mieście.
Pracując w domu, musimy przede wszystkim dostosować swój harmonogram do harmonogramu innych domowników, planując najważniejsze zadania do wykonania w czasie, w którym nasi domownicy jeszcze śpią, są poza domem albo są zajęci swoimi obowiązkami/rozrywkami – na przykład wieczorem lub nawet późnym wieczorem.
Dlatego – o ile nie jesteśmy singlami mieszkającymi samodzielnie – w większości przypadków znacznie łatwiej będzie nam zorganizować sobie pracę w kilku blokach czasowych, w których będziemy mogli się w pełni skupić na naszych zadaniach. Takie bloki czasowe musimy znaleźć sobie sami na podstawie własnych doświadczeń. Czasem nie będą to stałe godziny, takie same każdego dnia. Dla przykładu ja pracuję głównie popołudniami i wieczorami, bo wtedy jestem sam w mieszkaniu i mogę skupić się na własnych obowiązkach w pracy.
Oczywiście nie każda firma IT będzie chętna, abyśmy w pełni samodzielnie planowali sobie dzień. Jest to zrozumiałe, bowiem rzeczywiście czasem ważne jest, aby cały zespół miał możliwość kontaktu ze sobą w tym samym czasie, ale umówmy się – rzadko kiedy taka potrzeba istnieje przez pełne osiem godzin dziennie. Zazwyczaj wystarczy, że umówimy się na jeden krótki (np. godzinny) blok czasowy, kiedy dostępny jest cały zespół. Poza nim większość i tak będzie pracowała samodzielnie i natychmiastowy kontakt z innymi członkami zespołu nie będzie potrzebny. Jeśli praca nad projektem wymaga ciągłej obecności całego zespołu w tym samym czasie, oznacza to, że jest coś nie tak z organizacją pracy. Brak możliwości natychmiastowego kontaktu w większości przypadków wręcz sprzyja wydajności innych członków zespołu, bowiem zmuszamy się do samodzielnego rozwiązywania problemów i tym samym nie przerywamy pracy innym osobom, które mogą się wtedy skupić na swoich obowiązkach.
Praca poza standardowymi godzinami wymaga od nas tylko jednej dodatkowej rzeczy. Musimy pamiętać o synchronizowaniu naszych godzin pracy i trzymaniu się ustalonego harmonogramu. Wszystkie osoby w naszym projekcie powinny wiedzieć, w jakich godzinach będziemy danego dnia dostępni, a my sami powinniśmy pracować zgodnie z wcześniej ustalonym grafikiem, tak aby ktoś mógł również dostosować swój grafik do naszego, gdy tego potrzebuje. Możemy to robić za pomocą różnych narzędzi, począwszy od zwykłego ustawiania statusów w naszym komunikatorze firmowym, a kończąc na korzystaniu ze specjalnie stworzonych do tego celu narzędzi przeznaczonych dla firm i organizacji.
A jakie jeszcze korzyści przynosi nam praca w blokach czasowych o różnej długości?
- Łatwiej jest nam zorganizować współpracę z klientami z odległych stref czasowych, np. USA, bo możemy być dostępni częściowo w ich godzinach pracy.
- W krótszych blokach czasowych jesteśmy bardziej skupieni na zadaniach (technika pomodoro, np. 3 bloki po 45 min pracy z 5 minutami przerwy, a potem dłuższa przerwa).
- Mamy z góry zaplanowany czas na spotkania, które nie będą się dzięki temu przedłużać.
Spokojna przestrzeń do pracy
Pracując z domu, musimy się jednak liczyć z tym, że nie zawsze uda nam się znaleźć takie bloki czasowe, w których będziemy całkowicie sami. Gdy się ma rodzinę, dzieci, jest to praktycznie niemożliwe. Dlatego kolejną bardzo istotną sprawą jest zorganizowanie swojej przestrzeni do pracy.
Pokój przeznaczony na biuro
Zdecydowanie najlepszym pomysłem w przypadku pracy w domu jest stworzenie swojego własnego minibiura w mieszkaniu/domu. W tym celu powinieneś przeznaczyć jeden wybrany pokój wyłącznie na gabinet do pracy – ewentualnie gabinet współdzielony z Twoim współmałżonkiem. Co powinno cechować takie pomieszczenie?
- Twój gabinet powinien znajdować się gdzieś „na końcu” mieszkania/domu, z dala od hałasu.
- Okna Twojego gabinetu zdecydowanie nie powinny wychodzić na taras albo ogród, który jest przeznaczony do zabawy / spotkań ze znajomymi.
- Jeśli masz dzieci albo przechowujesz ważne rzeczy w swoim gabinecie, warto, aby istniała możliwość zamknięcia go na klucz.
Oczywiście jest to rozwiązanie najlepsze, ale też i najtrudniejsze do zrealizowania w czasach, gdy większość ludzi mieszka w mieszkaniach, w których liczba pokoi jest bardzo ograniczona. Jednak jeśli mieszkasz w domu i masz taką możliwość, to naprawdę nie wahaj się przed skorzystaniem z tych porad. Nawet jeśli nie masz żadnego wolnego pokoju, to rozważ, czy nie jest możliwe przerobienie jakiegoś pomieszczenia, np. komórki/spiżarki itp., na skromny gabinet. Zobaczysz, że Twoja produktywność wzrośnie kilkakrotnie.
Gdzie ustawić swoje biurko?
No dobrze, ale co zrobić, jeśli nie masz do dyspozycji wolnego pokoju, który można by przeznaczyć na gabinet, i musisz gdzieś umieścić swoje biurko do pracy?
Mieszkając w trzypokojowym mieszkaniu, z salonem, sypialnią i pokojem dziecka, większość z nas na miejsce do pracy wybierze salon. Moim zdaniem jest to jednak najgorszy wybór. Dlaczego?
- W większości przypadków salon jest głównym miejscem, w którym toczy się nasze „życie domowe”, więc na pewno nie zapewni nam spokoju potrzebnego do pracy.
- W przypadku gdy odwiedzą nas znajomi i zostaną na noc (w salonie), zostaniemy odcięci od miejsca pracy. Jeśli pracujemy na laptopie to jeszcze pół biedy, bo zawsze możemy go przenieść do innego pomieszczenia, ale co zrobić z komputerem stacjonarnym?
- W nowym budownictwie salony są często połączone z kuchnią i nie ma żadnych drzwi, które moglibyśmy zamknąć, dając tym samym znać innym domownikom, że właśnie robimy jakąś ważną rzecz lub rozmawiamy z klientem i nikt nie powinien nam przeszkadzać.
- W większości salonów znajdziemy też masę „rozpraszaczy”, takich jak chociażby telewizor, przy którym trudno efektywnie pracować.
Wbrew temu, co sądzi większość, osobiście uważam, że najlepszym miejscem do pracy w takim układzie będzie sypialnia. Praktycznie prawie zawsze mamy możliwość zamknięcia drzwi w takim pokoju. Jest on zazwyczaj położony gdzieś w oddali, z dala od zgiełku. Możemy w nim spokojnie oddać się pracy bez stresu, że jeśli któregoś z naszych domowników odwiedzą niespodziewani goście, to my będziemy musieli oderwać się od pracy. Oczywiście musimy pamiętać o „higienie snu”, ale umówmy się – jeśli ktoś jest pracoholikiem, to obojętne, czy pracuje w salonie, czy w sypialni, bo i tak jego higiena snu jest mocno zagrożona przez pracę. A jeśli ktoś potrafi zachować swój work–life balance, to będzie również umiał pracować w sypialni, nie pogarszając jakości swojego snu.
W niektórych przypadkach odpowiednim miejscem do pracy może się również okazać pokój dziecka. Osobiście znam kilka osób, które tak pracowały i ceniły sobie ten rodzaj pomieszczenia. Dzieci rzadko kiedy ograniczają się do zabawy w swoim pokoju, zamiast tego często okupują wspólne pomieszczenia, jak salon. Tak więc nawet jeśli dziecko wróci już ze szkoły/przedszkola, nie oznacza to od razu, że tracimy spokojne miejsce do pracy. Również w sytuacjach, gdy małe dzieci śpią w ciągu dnia, a my mamy zaplanowane spotkania z klientami, nie jest od razu tak, że nie mamy gdzie pracować, ponieważ dzieci mogą się również położyć spać w naszej sypialni.
Oto lista kilku rzeczy, których powinieneś unikać przy wyborze pokoju do pracy:
- pokoje przechodnie,
- wspólna przestrzeń dla domowników,
- hałas – zarówno z innych pokoi, jak i z zewnątrz,
- brak możliwości zamknięcia pokoju,
- słaby zasięg Wi-Fi.
Co pozostaje w innych przypadkach?
Może się również zdarzyć, że żadna z powyższych możliwości u nas się nie sprawdzi, bo zwyczajnie mieszkamy w kawalerce, jedno- lub dwupokojowym mieszkaniu i nie mamy gdzie zorganizować spokojnego miejsca do pracy.
W takim przypadku musimy się zastanowić, czy na pewno praca z domu jest dla nas dobrą opcją. Może jeśli biuro naszej firmy znajduje się w tym samym mieście, moglibyśmy rozważyć pracę przez kilka godzin rano, kiedy jeszcze wszyscy w domu śpią, a potem przenieść się do biura? Albo na odwrót?
Jeśli mieszkamy w niewielkim mieście albo na uboczu dużego miasta, to sprawdźmy, czy gdzieś w okolicy nie moglibyśmy wynająć za niewielkie pieniądze małego pokoju w jakimś biurowcu lub u jakiejś firmy, która nie potrzebuje wszystkich pomieszczeń dla swoich pracowników.
Na koniec zostają jeszcze oczywiście coworkingi, czyli wspólne pomieszczenia przeznaczone na wynajem do pracy. Możemy tam wynająć biurko na stałe albo wynajmować je na godziny, gdy nie możemy akurat pracować w domu.
Wyposażenie naszego minibiura
Podczas wyposażania naszego minibiura czy też miejsca do pracy nie powinniśmy pod żadnym pozorem oszczędzać na narzędziach wykorzystywanych w codziennej pracy i na rzeczach związanych z ergonomią pracy, czyli na swoim zdrowiu.
Większość z nas spędza przed komputerem minimum 1/3 dnia, a często nawet więcej, zatem zadbajmy o to, aby nasze otoczenie, nasze narzędzia ułatwiały nam dzień, zamiast powodować dodatkowe frustracje i kłopoty.
Internet
Można powiedzieć, że Internet to podstawowa kwestia w pracy programisty. Mimo to wielu z nas wciąż oszczędza na routerach tworzących domową sieć czy też po prostu korzysta ze znacznie wolniejszego Internetu, podczas gdy nasz operator umożliwia dostęp o wiele lepszej jakości (szybkości).
Obecnie w większości średnich i dużych miast dostępna jest sieć światłowodowa, która oferuje znacznie wyższą prędkość niż podstawowe 100 Mb/s, poniżej którego nie powinniśmy schodzić. Jako użytkownik sieci 1 Gb/s zapewniam Cię, że tę różnicę da się odczuć w trakcie codziennej pracy. Podczas wyboru pakietu internetowego nie możemy również zapominać o prędkościach wysyłania, które również powinny być jak najwyższe – niekiedy lepiej zrezygnować z wyższego downloadu na rzecz lepszego uploadu w innej sieci.
Jednak sama prędkość Internetu to nie wszystko. Decydując się na sieć o wysokich prędkościach, nie możemy zapominać o naszej domowej infrastrukturze, która obsłuży taką szybkość. Zasada jest tu jednak bardzo prosta – jeśli tylko możemy podłączyć nasze komputery kablem zamiast Wi-Fi – zróbmy to. Nawet kosztem niewielkiego remontu mieszkania warto przeprowadzić kabel do innego pokoju i zapewnić sobie stabilną jakość połączenia z Internetem podczas wszelkich wideorozmów. Zrozumieją to przede wszystkim mieszkańcy bloków, tacy jak ja, w których z powodu ogromnej liczby sieci Wi-Fi w jednym miejscu trudno o osiąganie dobrych prędkości nawet na krótkich odległościach.
Kolejną istotną sprawą jest posiadanie zawsze jakiegoś zapasowego łącza. Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście hotspot w naszym telefonie. Jeśli chcemy natomiast coś bardziej zaawansowanego, możemy pokusić się o zakup dodatkowego routera z obsługą karty SIM, dzięki czemu w razie jakichkolwiek problemów z naszą standardową siecią będziemy mogli przełączyć router na Internet mobilny lub podłączyć do naszego podstawowego routera drugi router z obsługą Internetu mobilnego.
Jeśli zaś mieszkasz w małym mieście lub na wsi i nie masz dostępu do światłowodowego łącza, być może warto rozważyć osobisty kontakt z Twoim dostawcą Internetu i skorzystanie z jakiejś specjalnej oferty? Tutaj przewagę będą miały osoby samozatrudnione, które mogą negocjować warunki Internetu jako firma.
Na koniec nie zapominajmy o zabezpieczeniu naszej sieci za pomocą VPN-a. Możemy do tego celu wykorzystać VPN dostarczony przez naszego pracodawcę lub wykupić jeden z popularnych VPN-ów, np. NordVPN. Jest to ogromnie przydatne zwłaszcza wtedy, gdy oprócz pracy z domu zdarza nam się czasem pracować w miejscach publicznych, w których korzystamy z darmowych hotspotów czy też hotelowego Internetu.
Fotel, krzesło, biurko…
Kolejnym istotnym aspektem wyposażenia naszego minibiura jest dobór właściwych mebli, które zapewnią nam nie tylko odpowiednie miejsce do pracy, ale też zadbają o nasze zdrowie, pilnując, abyśmy utrzymywali prawidłową postawę i nie przemęczali kręgosłupa.
W przypadku wyboru fotela do pracy warto rozważyć zakup specjalnego krzesła ortopedycznego, które zapewni nam odpowiednie ułożenie kręgosłupa w trakcie siedzenia przed komputerem. Osobiście korzystam z produktów firmy YouErgo, natomiast istnieje wielu innych producentów takich mebli.
Również wybierając dla siebie biurko, powinieneś zastanowić się nad takim, przy którym można pracować na stojąco. Oczywiście trudno będzie przepracować cały dzień na stojąco, jest to wręcz niewskazane. Dlatego najlepszym wyborem jest biurko, przy którym można pracować zarówno na stojąco, jak i na siedząco, zmieniając pozycję co kilka godzin.
Pozostałe wyposażenie
Na koniec chciałbym tylko przypomnieć o nieoszczędzaniu na sprzętach, które wykorzystujemy do pracy. Czy mowa o laptopie, komputerze, oprogramowaniu itd. – ważne, aby zawsze pracować na sprzęcie, który nas nie ogranicza. Nawet niewielki przyrost mocy komputera przełoży się na szybszą pracę i ograniczy frustrację w sytuacjach, gdy sprzęt potrzebuje zasobów do płynnego działania.
Organizacja spotkań i rozmów z klientami
Ostatnią kwestią, jaką chciałbym poruszyć w ramach tematu organizacji pracy w domu, jest przykładanie się do organizowania rozmów z członkami zespołu czy też z klientami.
Mimo że żyjemy w czasach, w których potrafimy wysyłać łaziki na Marsa i przekazywać z nich obraz na Ziemię, to wciąż mamy problemy techniczne ze zorganizowaniem prostych rozmów na żywo czy też wideorozmów z innymi ludźmi.
Na rynku istnieje wiele komunikatorów służących do organizowania rozmów, jednak korzystanie z większości z nich wciąż wiąże się z tymi samymi problemami jak słaba jakość rozmów, zawieszanie się itp. Jednym z wyróżniających się narzędzi na rynku jest Zoom, który pozwala na organizowanie naprawdę dużych konferencji bez większych problemów technicznych.
Jednakże trudności z organizacją rozmów nie wynikają tylko z przyczyn technicznych niezależnych od nas. To, co sami możemy zrobić, to oprócz zapewnienia dobrego połączenia z Internetem, o którym już wspominałem, również zadbanie o odpowiedni sprzęt audio-wideo. Mam tu na myśli dobrej jakości słuchawki, a przede wszystkim mikrofon. Naprawdę trudno jest znaleźć sprzęt, który będzie dobrze działał. Dla mnie do dziś, mimo przetestowania wielu słuchawek z mikrofonem, wciąż najlepszym sprzętem do rozmów jest mój iPhone, z którego korzystam zawsze wtedy, gdy nie potrzebuję screen sharingu podczas rozmowy.
Przygotuj się do każdej rozmowy
Nie mam tu na myśli przygotowania się merytorycznego, lecz przede wszystkim – jak to już kilka razy wspominałem w tym artykule – przygotowanie sobie spokojnego miejsca i wybranie odpowiedniego czasu do odbycia rozmowy.
Jeśli masz z góry zaplanowane cotygodniowe spotkanie podsumowujące postępy projektu i wiesz o nim co najmniej kilka dni wcześniej, to pamiętaj, abyś w tym czasie nie miał żadnych domowych obowiązków, a domownicy nie przeszkadzali Ci w odbyciu rozmowy. Jeśli na przykład w domu są małe dzieci, postaraj się, aby w czasie, gdy Ty będziesz prowadził rozmowę, druga osoba mogła się nimi opiekować. Dopilnuj, aby inni domownicy wiedzieli, że odbywasz rozmowę, i nie przeszkadzali Ci w tym czasie.
Gdy ma się w domu małe dzieci, bardzo dobrym pomysłem jest wybranie jakiegoś znaku, który można powiesić na drzwiach podczas rozmowy z klientem/współpracownikami i który będzie dla dziecka zrozumiałym symbolem, że w tym czasie nie powinno wchodzić do Twojego pokoju lub powinno to robić bardzo cicho.
Jeśli na czas rozmowy nie jesteśmy w stanie znaleźć spokojnego miejsca w domu, a mamy do dyspozycji dobrej jakości Internet mobilny, to wyjdźmy gdzieś na zewnątrz, gdzie będziemy mogli spokojnie porozmawiać. W lecie może to być park czy ławka przed blokiem, w zimie natomiast kawiarnie, restauracje itp.
Ostatnią kwestią dla osób odbywających dużo wideorozmów jest zorganizowanie sobie stałego miejsca do rozmów online. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, aby mieć w domu takie miejsce, w którym zawsze za nami panuje porządek, a tło nie jest zbyt rozpraszające. Czasem wystarczy po prostu odpowiednio ustawić biurko, tak aby za nim znajdowała się tylko pusta ściana.
Kilka porad na przyszłość i słowo na koniec
Na koniec kilka ogólnych porad, z których skorzystanie pozwoli Ci w większym stopniu skupić się na wykonywanej pracy.
- W swoich blokach czasowych skup się na zadaniach do wykonania, a nie na tym, ile pozostało Ci czasu do końca. W ten sposób podświadomie będziesz dążył do tego, aby wykonać zadania w dostępnym bloku czasowym.
- Podobnie jak podczas pracy w open space’ach pilnuj, aby Twój telefon był zawsze wyciszony i nie rozpraszał Cię podczas pracy. Najlepiej połóż go z dala od komputera.
- Jeśli lubisz muzykę w trakcie pracy, przetestuj Brain.fm lub takie playlisty jak Brain Food na Spotify.
- Korzystaj z wszelkich wtyczek do Google Chrome czy innych przeglądarek, które blokują na określony czas dostęp do witryn społecznościowych, informacyjnych itp.
- Jeśli jesteś freelancerem i pracujesz na własny rachunek, to kontroluj swój czas za pomocą aplikacji takich jak Toggl, DeskTime i innych, aby wiedzieć, ile czasu spędzasz nad konkretnymi zadaniami.
Mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi trochę inaczej spojrzysz na organizację swojej pracy w domu i jeśli dostrzeżesz jakieś nieprawidłowości u siebie, to będziesz dążył do ich wyeliminowania. Jeśli nie zadbamy o to, w jakich warunkach pracujemy, to nie tylko nie poprawimy jakości naszej pracy, projektów przez nas prowadzonych, ale także będziemy budować negatywną opinię na temat pracy zdalnej w Polsce.
